Решение организовать конференцию, корпоратив, свадьбу или другое мероприятие самостоятельно имеет право на жизнь. Как правило, к такому решению приходят в условиях ограниченного бюджета или если нет достойных альтернатив. В таком случае важно не забыть о ряде ключевых моментов, иначе все событие превратится в полное фиаско. Мы составили для вас небольшой чек-лист, на который следует ориентироваться.

Ключевые пункты чек-листа

• Заранее договориться с площадкой. Заказать корпоратив в ресторане или в клубе лучше всего за месяц до события. И даже если событие будет проводиться в офисе, то нужно убедиться, что бизнес-центр работает в нужный день и в назначенное время и не закроется в самый неподходящий момент.
• Обеспечить гостей едой и напитками. Даже если речь идет об организации конференции, нужно будет обеспечить подачу кофе и сладостей во время кофе-брейка. Оставлять остей с пустым желудком – моветон.
• Убедиться, что есть достаточное количество мест. Важно подсчитать количество гостей с запасом, сориентироваться по возможностям площадки. Если нет мест – воспользоваться арендой столов и стульев, чтобы всем было комфортно и удобно.
• Обеспечить гостей жильем и трансфером. Если люди приезжают из других городов и регионов, то последнее, чем они хотят заниматься – это искать жилье и маршрут до него. Закажите такси, забронируйте места в отелях, арендуйте автомобили с водителем на нужное время.
• Придумайте развлечения. Даже солидное мероприятие не может пройти без развлекательной программы, например, без живой музыки. А если речь о свадьбе или заказе корпоратива, то программа должна быть насыщенной и веселой.
• Думайте шире и с запасом. Не стоит рассчитывать бюджет, количество мест, перечень закусок впритык. Родственница из Саратова может приехать с дочкой и племянником, а партнер захватит с собой любимую жену. Арендуйте столы и стулья, заказывайте еды хотя бы на 10% больше. Еду все равно съедят, но зато никто не останется недоволен.
• Проверяйте технику заранее. За день до организации конференции проверьте работу проектора, убедитесь, что презентация запускается быстро и так, как надо. Вы же не хотите, чтобы в самый разгар события у вас перестали работать колонки и отключился свет?

Это лишь ключевые моменты, а на самом деле подобных нюансов – масса. Подумайте, что может стать камнем преткновения и испортить мероприятие, и заранее убедитесь, что этого не случится.

Помощь профессионалов из Империи Сочи

Чтобы не допустить ошибок при организации конференций, свадеб, корпоративов и других событий – лучше обратиться к экспертам в этой области. В Империи Сочи можно даже заказать корпоратив в собственном офисе, имея ограниченный бюджет. Мы предлагаем идеальные варианты на все случаи жизни и позаботимся о том, чтобы событие прошло без казусов и происшествий, а гости остались в восторге.