Рубрика: Организация конференции
Организация мероприятий на высшем уровне
Предлагаем качественные комплексные услуги по организации мероприятий в Сочи. В нашей команде вдохновлённые, творческие и преданные своему делу профессионалы, которые несут ответственность за качество проведения и бесперебойную работу всех процессов праздника.
Наши преимущества
Почему выбирают нас:
- Большой профессиональный опыт в организации конференций, корпоративов и пр. (ведение мероприятий всегда согласовывается с пожеланиями клиента и на основе многолетнего опыта команды).
- Ответственное отношение к партнеру и всему организационному процессу.
- Внимание к каждой детали.
Предлагаем организацию и проведение таких мероприятий в Сочи:
- семинары;
- конференции;
- вебинары;
- деловые встречы;
- тематические мероприятия;
- корпоративные и личные вечеринки;
- специализированные мастер-классы;
- концерты;
- презентация нового продукта.
Дополнительные услуги
Что еще мы может предложить фирма по организации праздников:
- Изготовление рекламных слайдов, официальных приглашений, информационных баннерных панелей и другой полиграфической продукции.
- Видеосъемка. Профессиональные талантливые видеооператоры сделают качественную запись, постобработку, создадут корпоративные и рекламные фильмы.
- Видеотрансляция. Наши специалисты помогут организовать мероприятие онлайн (в режиме реального времени).
- Аренда аудио-, видео- и другой техники. Предоставляем качественное оборудование для проведения международных конгрессов, семинаров, аудио- и видео презентации, деловых встреч, корпоративных и рождественских праздников, официальных церемоний и награждений. Также доступна офисная техника, освещение и мн.др.
- Предоставление мебели (стулья подходящего размера и изготовленных из прочных и легких материалов; компактные и удобные стулья с прочными и устойчивыми ножками, с классическим и современным дизайном и пр.).
- Кейтеринг и обслуживающий персонал. Наши специалисты предложат меню, адаптированное к формату мероприятия.
- Аренда холла и других помещений, бронирование гостиниц, предоставление парковки. Благодаря огромному количеству различных мероприятий, которые мы ежедневно организовываем, у нас есть актуальная информация о подходящих залах и местах для каждого события. Наши специалисты проконсультируют вас и помогут выбрать наиболее подходящее помещение, где ваше мероприятие будет престижным и успешным, а гости почувствуют себя комфортно.
- Транспортные услуги. Компания может предоставить и организовать транспорт, необходимый для перевозки всех сотрудников и оборудования.
- Праздничный декор (освещение, услуги флористов, украшение столов шарами и другими аксессуарами).
- Вручение подарков. Гости перед отъездом могут получить сувениры, заранее приготовленные для каждого из них.
Этапы проведения услуг по организации мероприятий Сочи
В работу включается:
- Обсуждение и подготовка. Планирование и реализация задач производится в соответствии с целями и ожиданиями клиента.
- Последующий контроль всех заранее согласованных к мероприятию процессов.
- Завершение и финальный отчет.
Услуги кейтеринга при организации конференций в Сочи
Грамотная организация конференций в Сочи от компании «Империи-Сочи» позволит подчеркнуть статус любой компании и настроить партнёров и гостей на дальнейшее активное сотрудничество с определённой фирмой.
Какими особенностями наделены организация и проведение мероприятий в Сочи?
Комплексные event-услуги предоставляются без дополнительного посредничества. Для каждого проекта подбирается перечень готовых решений, поэтому клиент может быть уверен в ответственном и персональном подходе фирмы. Сотрудничество с компанией начинается со сбора основных данных о проводимом мероприятии — формат встречи, количество гостей и спикеров, продолжительность. Все услуги реализуются «под ключ» и не требуют личного участия заказчика.
Полная организация мероприятий Сочи включает все аспекты — от подбора помещения и развлекательной программы до встречи/сопровождения гостей. Среди дополнительных опций стоит отметить полный аутсорсинг персонала (предоставление хостес, поваров и официантов), обслуживание зоны банкета (кейтеринг), проведение туров и экскурсий, подбор ведущих для мероприятий разного типа.
Достоинства обращения в компанию:
- широкий выбор оказываемых услуг;
- поддержка клиентов по всем спорным вопросам;
- возможность предоставления профессиональных специалистов на любое событие;
- полный контроль за реализацией всех запросов заказчика позволяет проводить мероприятия под ключ на достойном уровне;
- работа строго под запросы и бюджет конкретного мероприятия;
- отсутствие дополнительных издержек после согласования себестоимости услуг.
Как заказать процесс организации события?
Можно предварительно ознакомиться с перечнем услуг и приступить к формированию онлайн заявки. Менеджеры всегда рады предложить свою персональную помощь при необходимости.
Кейтеринг при организации конференций в Сочи
Масштабные конференции — это не только море новой, полезной и актуальной информации для гостей. При подаче всей этой информации обязательно нужно делать перерывы, особенно если конференция проходит несколько дней, по 6-8 часов в день.
В таких перерывах невозможно обойтись без еды и напитков, потому оказывая услуги по организации конференций в Сочи, наша компания всегда предлагает кейтеринг.
Виды перерывов на конференциях
Прежде чем заказать кейтеринг в Сочи, нужно определиться с форматом перерывов, которые будут устроены на конференции. В целом их можно разделить на несколько разновидностей:
- Мини-перерывы. Это небольшие промежутки, в 10-20 минут, когда гости могут отдохнуть от новой информации и привести мысли в порядок. В таком случае идеальным будет кофе-брейк, где гостям предложат чашечку кофе и чая чтоб зарядиться энергией и легкие закуски в виде печенья и пирожных.
- Свободное общение. В ходе таких перерывов, которые длятся от 30 минут и больше, гости гуляют по залу, отдыхают на диванах и лавочках, общаются друг с другом. Для такого формата идеально подойдут кофе-брейки, а также фуршеты. Гости свободно могут брать еду и напитки со столов и угощаться в ходе общения.
- Банкеты. Большие перерывы, в ходе которых гости могут не только пообщаться, но и полноценно поесть. В таком случае необходимо присутствие официантов, сервировка столов, оформление и так далее.
В зависимости от разновидностей перерывов и выбранных блюд, будет зависеть стоимость услуг по организации конференций в Сочи. Очевидно, что пара кофе-брейков обойдутся намного дешевле, чем полноценный банкет на обед и ужин, а уровень подготовки и количество персонала будут отличаться.
Заказать кейтеринг в Сочи для конференции
Компания “Империя-Сочи” предоставляет полный цикл услуг по организации конференций, в том числе и кейтеринг. Мы предлагаем клиенту наиболее оптимальные варианты перерывов и организуем питание и напитки для гостей.
Мы не просто приготовим и доставим нужное количество блюд на мероприятие, но также сделаем фирменные столы, оформим банкетный зал, обеспечим мероприятие официантами. Предлагаем варианты на любой бюджет: от минимального, до самых роскошных банкетов с живой музыкой и артистами. В результате гости смогут отлично отдохнуть и подкрепиться в перерывах и получат самые позитивные впечатления от конференции.
Стоимость организации семинара в Сочи и организации конференций
Сочи — это популярный город среди бизнесменов и крупных компаний. Мягкий климат, наличие многочисленных достопримечательностей, разнообразные отели Сочи, большое количество площадок, развитая инфраструктура и многие другие факторы делают Сочи идеальным городом для организации конференций, семинаров и других мероприятий.
Однако не все понимают, сколько будет стоить подобное мероприятие. Многие думают, что такая «роскошь», в том числе и организация кейтеринга в Сочи, по карману только самым крупным компаниям. Но это далеко не так. Цена может сильно варьироваться в зависимости от целого ряда факторов: в некоторых случаях стоимость организации семинара в Сочи будет не по карману даже крупному бизнесу, а в других — даже небольшие компании смогут провести задуманное мероприятие.
Что же влияет на цену? Рассмотрим ключевые факторы:
- Площадка. Многие отели в Сочи оборудованы конференц-залами и предлагают их аренду по достаточно выгодной цене. Однако ТОПовые площадки и холлы обойдутся в десятки тысяч рублей только за аренду, без доп. услуг.
- Оборудование. Хотя конференц-залы часто имеют необходимое оборудование, в некоторых случаях его недостаточно и нужно арендовать дополнительные экраны, звуковую аппаратуру, проекторы и так далее.
- Размещение гостей. В некоторых случаях нужно заранее забронировать и оплатить номера в отелях Сочи для иногородних гостей. Если мероприятие проводится в разгар сезона, то цены будут достаточно большими.
- Организация кейтеринга в Сочи. Еще один «дорогой» пункт, особенно если речь идет о большом количестве гостей и роскошном банкете.
- Декорации. Украсить помещение тоже стоит определенную сумму.
- Дополнительные опции. Выступления артистов, трансфер для гостей мероприятия, установка рекламных стендов и другие опции могут обойтись дороже, чем аренда и прочие затраты на организацию конференции.
В итоге точную стоимость организации семинара Сочи назвать нельзя: все будет зависеть от пожеланий, времени года, нужных услуг и их качества. Небольшой семинар может обойтись в пару десятков тысяч рублей, в то время как грандиозное событие с организацией кейтеринга в Сочи вполне может иметь бюджет в несколько десятков миллионов рублей.
Чтобы идеально вписаться в выделенный бюджет и в то же время организовать качественное событие — лучше обратиться к профессионалам. Эксперты компании «Империя-Сочи» подберут для вас площадку, дополнительные услуги, порекомендуют варианты организации в соответствии с вашим бюджетом и требованиями.
Особенности организации конференций в Сочи зимой
Сочи — популярный город для конференций. Здесь регулярно проходят подобные мероприятия, потому в городе есть большое количество площадок на любой вкус, а также отели, где можно разместить всех иногородних гостей.
Конференции проходят в любое время года, и особое внимание стоит уделить тем мероприятиям, которые проходят именно зимой. Если в летний или осенний период организация проходит по стандартному плану, то зимой проблемой может стать не только аренда столов и стульев, но и ряд других нюансов. Профессиональные компании, которые занимаются организацией конференций, знают о таких особенностях и всегда их предусматривают. Потому лучше обращаться к специалистам, если запланировано подобное мероприятие.
В числе тонкостей, учитываемых для зимних конференций:
- Важно организовать трансфер гостей до отелей, до места проведения конференции, до аэропорта, вокзала и так далее.
- Нужно выбирать теплое помещение с хорошей вентиляцией, особенно если посетителей будет много.
- Важно выбирать отели, которые размещены не очень далеко от места проведения конференции, в противном случае гостям будет трудно добираться из-за непогоды и пробок.
- При организации конференций нужно обязательно предупредить гостей о предстоящей погоде, чтобы они одевались по сезону, не брали лишний багаж.
- Если запланированы экскурсии и дополнительная программа для посетителей, то нужно составлять маршрут с учетом зимних особенностей города Сочи.
- Важно предусмотреть возникновение чрезвычайных ситуаций. Например, если часть посетителей не могут улететь из города из-за отмены рейса вследствие плохой погоды. Нужно иметь в запасе решения для таких случаев.
Эксперты «Империи-Сочи» помогут организовать даже самую масштабную конференцию так, чтобы все гости остались довольны. Мы предоставляем качественный сервис и всегда ищем индивидуальный подход к клиенту. Знаем все тонкости проведения подобных мероприятий в любой сезон, активно сотрудничаем с площадками и отелями. Организуем все: от оборудования и звука до аренды столов и стульев, при их нехватке.
Этапы организации конференций в Сочи
Конференция — серьезное мероприятие, к которому предъявляются самые высокие требования в плане организации. Только опытные специалисты event-агентства в Сочи способны организовать конференцию так, чтобы обеспечить высочайший уровень во всех отношениях: от трансфера до тайминга выступлений спикеров.
С чего начинается мероприятие? Как осуществляется подготовка? Компания “Империя-Сочи” рада поделиться с вами всеми подробностями и рассказать, из каких этапов состоит организация конференций в Сочи.
Планирование
Все начинается с планирования. После брифа с клиентом составляется примерный план подготовки к мероприятию, чтобы учесть все нюансы. Определяется дата и время проведения, требования к площадке, необходимые услуги, техника и другие задачи. На основании этого плана будет осуществляться дальнейшая деятельность.
Выбор площадки
Для мероприятия заранее подбирается подходящая площадка. Все варианты обсуждаются с клиентом, чтобы учесть бюджет, количество мест, доступность и другие требования. После мы осуществляем бронь площадки под мероприятие, на установленную дату.
Формирование программы
Наши специалисты на основании данных от клиента формируют программу так, чтобы все спикеры успели выступить перед аудиторией, а аудитория не устала от непрерывных выступлений. Мы вставляем в программу кофе-брейки, обеды, развлекательные номера, выступления артистов. Все это делается для того, чтобы гости провели время комфортно и не устали от непрерывного потока информации.
Техническая сторона
Мы заранее проверяем освещение, звук, все коммуникации в помещении. После арендуем необходимое оборудование для мероприятия: микрофоны, проекторы и так далее. Над технической стороной работают опытные специалисты, благодаря чему к моменту конференции все будет настроено и исправно.
Комфорт гостей
Обязательно проверяем температуру в зале, вентиляцию. Создаем зоны для отдыха гостей, обеспечиваем их едой и напитками. Организовываем питание в перерывах. Всегда проверяем количество парковочных мест для гостей на автомобилях, помогаем с парковкой, трансфером для приезжих гостей.
Брендирование
Перед мероприятием наши сотрудники украшают помещение, устанавливают брендированные щиты, стенды, готовят флаера, визитки и прочую типографскую продукцию. Назначаются ответственные сотрудники, которые будут раздавать материалы гостям, отвечать за промо-зоны.
Организация персонала
Наше event-агентство заранее готовит специалистов для будущей конференции: хостес, официантов, ведущих, поваров, барменов, технических специалистов, фотографов и так далее. Каждый человек имеет свою зону ответственности и весь механизм работает “как часы”.
Контроль мероприятия
Финальный этап — само мероприятие. Ход конференции тщательно контролируется специалистами event-агентства. Это гарантирует, что программа будет выполнена точно по таймингу, гости получат все необходимое, а техника будет работать без проблем. В итоге мы проделываем огромную работу, чтобы подарить нашим клиентам качественное обслуживание на высоком уровне и обеспечить конференцию всем необходимым от начала и до конца.