Конференция — серьезное мероприятие, к которому предъявляются самые высокие требования в плане организации. Только опытные специалисты event-агентства в Сочи способны организовать конференцию так, чтобы обеспечить высочайший уровень во всех отношениях: от трансфера до тайминга выступлений спикеров.

С чего начинается мероприятие? Как осуществляется подготовка? Компания “Империя-Сочи” рада поделиться с вами всеми подробностями и рассказать, из каких этапов состоит организация конференций в Сочи.

Планирование

Все начинается с планирования. После брифа с клиентом составляется примерный план подготовки к мероприятию, чтобы учесть все нюансы. Определяется дата и время проведения, требования к площадке, необходимые услуги, техника и другие задачи. На основании этого плана будет осуществляться дальнейшая деятельность.

Выбор площадки

Для мероприятия заранее подбирается подходящая площадка. Все варианты обсуждаются с клиентом, чтобы учесть бюджет, количество мест, доступность и другие требования. После мы осуществляем бронь площадки под мероприятие, на установленную дату.

Формирование программы

Наши специалисты на основании данных от клиента формируют программу так, чтобы все спикеры успели выступить перед аудиторией, а аудитория не устала от непрерывных выступлений. Мы вставляем в программу кофе-брейки, обеды, развлекательные номера, выступления артистов. Все это делается для того, чтобы гости провели время комфортно и не устали от непрерывного потока информации.

Техническая сторона

Мы заранее проверяем освещение, звук, все коммуникации в помещении. После арендуем необходимое оборудование для мероприятия: микрофоны, проекторы и так далее. Над технической стороной работают опытные специалисты, благодаря чему к моменту конференции все будет настроено и исправно.

Комфорт гостей

Обязательно проверяем температуру в зале, вентиляцию. Создаем зоны для отдыха гостей, обеспечиваем их едой и напитками. Организовываем питание в перерывах. Всегда проверяем количество парковочных мест для гостей на автомобилях, помогаем с парковкой, трансфером для приезжих гостей.

Брендирование

Перед мероприятием наши сотрудники украшают помещение, устанавливают брендированные щиты, стенды, готовят флаера, визитки и прочую типографскую продукцию. Назначаются ответственные сотрудники, которые будут раздавать материалы гостям, отвечать за промо-зоны.

Организация персонала

Наше event-агентство заранее готовит специалистов для будущей конференции: хостес, официантов, ведущих, поваров, барменов, технических специалистов, фотографов и так далее. Каждый человек имеет свою зону ответственности и весь механизм работает “как часы”.

Контроль мероприятия

Финальный этап — само мероприятие. Ход конференции тщательно контролируется специалистами event-агентства. Это гарантирует, что программа будет выполнена точно по таймингу, гости получат все необходимое, а техника будет работать без проблем. В итоге мы проделываем огромную работу, чтобы подарить нашим клиентам качественное обслуживание на высоком уровне и обеспечить конференцию всем необходимым от начала и до конца.