Организация мероприятий – это тяжелая работа, которой должны заниматься профессионалы. Однако далеко не всегда компания может позволить себе заказать мероприятие «под ключ». В некоторых случаях это желание сэкономить, в других – слишком сжатые сроки или определенная специфика, которая исключает возможность обратиться в стороннюю компанию.

И так как организация и проведение мероприятий в Сочи является ключевым направлением деятельности нашего агентства, то мы знаем об этом все. Спешим поделиться с вами важными советами, которые помогут избежать фиаско в самый ответственный момент.

Понимание сути

Об этом часто забывают даже event-компании, к которым обращаются клиенты. Важно устраивать мероприятие в таком формате, который поспособствует достижению поставленных целей. Хотите устроить праздник для своих сотрудников? Тогда эстафета на природе явно не лучший вариант. Хотите презентовать партнерам свой проект? Тогда не стоит устраивать грандиозный банкет с концертной программой, которые только отвлекут от основной повестки дня.

Тщательное планирование

Разработка и организация мероприятия обязательно включает тщательное и поэтапное планирование. Не нужно хаотично распыляться на множество целей. Сперва необходимо составить основной план, который впоследствии будет разбит на ряд мелких задач. Для каждой задачи назначьте ответственного сотрудника, укажите время, в течение которого должен быть выполнен каждый шаг.

Для учета и планирования можно использовать инструменты от Google, или воспользоваться иным софтом. Каждый член команды должен четко понимать, за какую часть организации и ведения мероприятий он отвечает. В противном случае все превратится в полный хаос, а конечный результат будет плачевным.

Внимание к деталям

При организации и проведении праздников и мероприятий мало продумать только основные моменты. Нужно уделять внимание деталям и обыграть их в максимально выгодном свете. Именно детали играют решающую роль при хорошей общей организации, ведь цельная картина воспринимается как нечто само собой разумеющееся.

Продумайте, чем занять гостей в перерыве, как встретить участников и какую музыку включить на каждом этапе. Удивите людей в самых обыденных вещах, и они останутся в восторге.

План «Б»

Организация мероприятий всегда связана с риском, что что-то пойдет не так. Чтобы этого не случилось, уделите внимание следующим моментам:

• Составьте бюджет с учетом форс-мажора;
• Проверьте место, где происходит организация и проведение праздника, заранее;
• Придумайте резервный вариант, например, подумайте о возможности провести мероприятие в офисе, если внезапно не получится арендовать иное помещение;
• Проведите финальную проверку всех деталей за сутки до начала;

Если за разработку и организацию мероприятия отвечает несколько человек, то периодически контролируйте их работу и устройте финальное совещание непосредственно перед событием. Ни в коем случае нельзя просто раздать указания и пустить все на самотек.

При этом помните, что даже если вы заказываете организацию и проведение мероприятий у event-агентства, то все равно лучше лично убедиться, что дела идут хорошо. Если же вы обратитесь к профессионалам, то вам не придется этого делать, ведь они сами предоставят вам промежуточные результаты и сообщат и степени готовности. Однако лучше лишний раз перестраховаться, чем потратить время и деньги впустую.